Produtividade com o GoogleDocs

Os leitores mais assíduos já devem ter percebido que sou um ávido usuário das ferramentas da Google, o que mais me deixa entusiasmado com o Docs, por exemplo, é a possibilidade de criação e manutenção de documentos de maneira colaborativa. Cada dia que passa nos envolvemos cada vez mais em diversas atividades e com pessoas geograficamente separadas de nós, seja por apenas um sala, ou milhares de quilômetros de distância. Digo isto por experiência própria.

A distância, a falta de disponibilidade de tempo juntos são fatores que impedem a produção de conhecimento colaborativo, pois a compatibilização de agendas é um dos grandes desafios da produtividade e agilidade. O GoogleDocs é uma alternativa para minimizar este problema, nele você pode centralizar o local da produção, gestão e manutenção de documentos como Planilhas Eletrônicas, Arquivos Texto e Apresentações, mas o melhor de tudo é poder editar o mesmo arquivo por mais de uma pessoas simultaneamente. Na planilha eletrônica e na apresentação você ainda tem os recursos de chat durante a edição, facilitando a comunicação instantânea.

Com o Docs você pode criar sua estrutura de pastas, organizar por assuntos, fazer pesquisas nos documentos, exportar para um formato Microsoft Office e BROffice ou OpenOffice e PDF. Além dos formatos de exportação, uma das características que são extremamente úteis é o controle automático de versão, onde você pode comparar e recuperar os documentos alterados a partir de um determinado ponto, sem que você se preocupe com absolutamente nada. Você só vai entender a utilidade disto, quando de fato precisar. Estava recentemente escrevendo um artigo de forma cooperativa pelo Docs quando em determinado momento, como nem tudo é perfeito, o documento foi corrompido!!! Ficamos desesperados, pois estávamos na fase final do artigo para podermos submetê-lo ao congresso, e isto foi como se todo nosso esforço tivesse sido sugado pela tecnologia, mas lembrando do controle de versão retornei a versão imediatamente anterior e, voilà*, o arquivo estava intacto, sem perder uma vírgula.

Temos muitas vantagens e desvantagens em tudo, mas só o fato de termos os documentos na Web, sem precisar de levar em pen driver, não ter que controlar um monte de versão do documento enviando por e-mail um monte de cópias sem saber o que seus pares de edição estão construindo no documento. Eliminando este protocolo APL (Arquivo Pra Lá) e APC (Arquivo Pra Cá) já não ganhamos muito em produtividade?

Atualmente tenho cerca de 172 documentos no Docs, entre planilhas, apresentações e documentos texto, alguns privados e muitos compartilhados, que são mantidos de maneira colaborativa com mais de 40 pessoas, com permissões específicas, alguns podem apenas ler, outros ler e alterar.

Acesse o link abaixo, que está no Youtube e que traduz de maneira ilustrada o aumento de produtividade que ganhamos com este ambiente... Aproveite!!!

GoogleDocs no Youtube: www.youtube.com/watch?v=eRqUE6IHTEA

Até a próxima!

* voilà: palavra de origem francesa, significa "eis aí". Vem de "vois là" = veja aí. sua pronúncia é vualá

Ambientes Colaborativos, lenda?

Com o advento da Web 2.0 a interatividade da web ficou muito mais amigável para os usuários, facilidades como clicar e arrastar, blibliotecas de vídeos, sites de relacionamento, blogs, ligaram ainda mais as pessoas virtualmente.

Isto sem falar de cursos de Eduacação a Distância (EAD), modalidade hoje já reconhecida pelo MEC, inclusive para cursos de graduação e pós-graduação. Ao contrário do que muita gente pensa, você tem que estudar muito mais do que em um curso presencial, no qual o professor já traz o conhecimento "mastigado" para o aluno, na EAD você tem que ir em busca do conhecimento, compartilhar, construir conhecimentos juntos.

Segundo o instituto Gartner, especializado em tendências de TI, em 2015 os profissionais irão gastar mais de 80% do seu tempo trabalhando em colaboração remota (Você S/A, Março 2008).

O que falta para as empresas aderirem com mais vigor ao Home Office(trabalhar em casa)? Alguns dos fatores que ainda criam barreiras para as empresas é um ambiente que promova de fato cooperação entre os membros de uma equipe e o efetivo controle das atividades, a questão cultural de não ter seu funcionário sob o alcance dos olhos do chefe. A bem da verdade, nem todos tem um perfil adequado para o Home Office, mas este vai ser um caminho para principalmente para deixar de se perder tempo nos congestionamentos, cada vez maiores nos grandes centros urbanos.

Nós, profissionais de tecnologia da informação, precisamos estar atentos as tendências do mercado, criar e adaptar ferramentas e ambientes que promovam suporte a cooperação virtual. Estudar no mundo virtual já uma necessidade e um hábito que muitos de nós já inseriram no seu dia-a-dia, mas não basta apenas estudar, precisamos contribuir com a disseminação do conhecimento.

Dissemine o trabalho e o estudo cooperativo apoiado por computador. Está já é uma realidade, sai na frente.